Capita di frequente che il contratto per la fornitura di servizi informatici sia carente o quantomeno poco preciso, lasciando così spazio ad equivoci e fraintendimenti.

Questo è dato di solito dal fatto che il fornitore abbia interesse a chiudere in fretta un accordo con un nuovo cliente, senza perdere tempo nella fase di trattativa oppure che abbia con un cliente un rapporto pluriennale e non ritenga perciò necessario specificare troppi aspetti.

Ciò che appare una semplificazione, tuttavia, si trasforma spesso in una fucina di problemi, dovuti proprio alla mancanza di chiarezza tra le parti.

È utile approcciarsi a trattative e contratti considerandoli non come inutili aspetti burcratici, ma come mezzi di minimizzazione dei rischi, per evitare che i rapporti si incrinino o peggio.

5 aspetti da considerare in un contratto per servizi informatici

È importante che ciascun contratto sia “cucito” sullo specifico rapporto di fornitura, poiché ognuno di questi avrà delle peculiarità dovute, ad esempio, alla struttura del cliente, al settore in cui opera, al servizio che si intende fornire.

Oltre alle clausole fondamentali dell’accordo (quali, ad esempio, prestazioni, corrispettivo, durata, rinnovo), alcuni elementi possono essere molto utili:

1. Premesse – le premesse vengono spesso sottovalutate e compilate in modo asettico e, così, inutile. Può servire invece (all’interpretazione del contratto, all’aggiunta di ulteriori, successivi servizi, alla negoziazione di un rinnovo) sintetizzare i motivi che hanno portato alla scelta del fornitore o la situazione esistente al momento della stipula;
2. Glossario – soprattutto per la fornitura di servizi tecnici, indicare chiaramente il significato di alcuni termini può non solo aiutare in caso di contenzioso, ma spesso anche evitare il contenzioso, poiché permette al cliente di comprendere con facilità gli aspetti più complessi della fornitura;
3. Reperibilità – al fine di evitare fraintendimenti (e interventi fuori orario non pagati) bisogna chiarire come si debbano svolgere gli interventi, i tempi tecnici per la risposta alle richieste, la presenza o meno di fasce di reperibilità, ad esempio notturna o festiva, se l’intervento sia compreso in un corrispettivo forfetario;
4. Licenze – attenzione anche a chiarire nel contratto con grande trasparenza l’acquisto e l’uso delle licenze per software, siano essi di terze parti oppure sviluppati internamente.
5. Trattamento dei dati personali – infine, per essere pienamente rispettosi della normativa privacy ed evitare profili di illiceità nel trattamento dei dati personali, è necessario contrattualizzare questi aspetti, prevedendo anche la nomina ad amministratore di sistema ove necessario.