Lo smart working, uno dei protagonisti del lavoro nel 2020, ha coinvolto dall’inizio dell’emergenza sanitaria un totale di 6,58 milioni di lavoratori in Italia: il 97% delle grandi imprese, il 94% della pubblica amministrazione ed il 58% delle PMI.
Gli esperti ritengono, tuttavia, che il lavoro agile non verrà meno con la fine dell’emergenza sanitaria, diventando invece un tassello importante del “new normal”, la nuova normalità che, attraverso la digitalizzazione, andrà a caratterizzare il nostro modo di vivere.
Cos’è lo smart working
Nonostante in molti abbiano imparato a conoscerlo soltanto a causa dell’emergenza covid, lo smart working è stato introdotto nel nostro ordinamento nel 2017, con la Legge n. 81. Si tratta di una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, caratterizzata dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi. Lo smart working aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, ne favorisce la produttività.
Slegando la prestazione lavorativa dal luogo di lavoro e basandosi invece su flessibilità e obiettivi, lo smart working si pone come una vera e propria rivoluzione culturale, guidata da quattro principi cardine: tecnologie, competenze, spazi, cultura.
I pilastri dello smart working/1: le tecnologie
Le tecnologie digitali sono un elemento fondamentale dello smart working: consentono, infatti, virtualizzare – e dunque ampliare – lo spazio di lavoro, slegando la prestazione lavorativa dai locali aziendali.
Uno dei primi passi di un qualsiasi progetto di smart working deve, dunque, essere quello di analizzare la dotazione tecnologica disponibile e pianificare l’eventuale introduzione di nuovi strumenti.
Le tecnologie digitali per lo smart working
Le tecnologie di smart working permettono alle persone di lavorare in modo flessibile sia all’esterno che all’interno dei locali aziendali e possono essere raggruppate in quattro macro-categorie:
1) Social Collaboration
Si tratta di strumenti che integrano e supportano i flussi di comunicazione creando nuove opportunità di relazione, collaborazione e condivisione come, ad esempio, strumenti di instant messaging o webconference. Ciò permette di comunicare e collaborare anche con colleghi, clienti, fornitori che non si trovano nello stesso luogo, limitando i trasferimenti fisici e dunque con ricadute positive anche sui tempi e i costi delle trasferte.
2) Security
Nell’implementazione di un progetto di smart working, è fondamentale garantire la presenza di un canale sicuro per accedere anche da remoto a dati, informazioni, file aziendali. La security è strettamente legata, ovviamente, a misure tecnico-informatiche, ma anche alla formazione, alla capacità di aumentare nelle persone la consapevolezza di rischi e comportamenti da tenere, attraverso apposite e periodiche campagne.
3) Mobility
Fondamentali sono anche i dispositivi e gli strumenti (come notebook, tablet, smartphone) che, permettendo di accedere in qualsiasi momento agli spazi e ai dati aziendali, svincolano i lavoratori dalla necessità di una postazione fissa, anche all’interno delle sedi.
Qualora le azienda non avessero la capacità di fornire simili strumenti ai propri dipendenti, una soluzione potrebbe essere l’introduzione di policy di BYOD (Bring-Your-Own-Device), dando ai lavoratori la possibilità di utilizzare i propri dispositivi personali per accedere ad alcuni applicativi aziendali. Il vantaggio è evidente in termini di costi e capacità di utilizzo, ma richiede estrema attenzione e adeguata formazione sui rischi privacy e cyber-security.
4) Workspace Technology
Alcune tecnologie permettono un utilizzo più efficace e flessibile degli spazi, anche aziendali, rendendone più agevole la fruizione. Si pensi, ad esempio, al wi-fi, a sistemi di videoconferenza o ad aree di stampa centralizzate, che consentono stampare da qualsiasi postazione, di fatto sganciando il lavoro dalla postazione.
I limiti tecnologici delle aziende
Uno dei principali problemi legati all’introduzione e allo sviluppo dello smart working riguarda la scarsa diffusione delle necessarie tecnologie nelle aziende più piccole o comunque meno strutturate, per questo è importante in qualunque piano di sviluppo partire dall’analisi delle tecnologie esistenti e di quelle necessarie.
Parallelamente, è importante comprendere che la tecnologia non può essere sufficiente, senza ulteriori iniziative che riguardino:
- la digitalizzazione dei processi,
- la formazione del personale e del management,
- un cambiamento culturale nel modo di intendere il lavoro.