L’emergenza sanitaria che ha caratterizzato tutto il 2020 ha portato molte imprese a riorganizzare i processi per garantire la continuità operativa e, parallelamente, a creare o rafforzare la presenza online, per mantenere il contatto con clienti.

Tre buone pratiche che hanno caratterizzato il 2020 e che vale la pena di mettere a frutto nel 2021

Affinché l’emergenza si trasformi in opportunità, 3 buone pratiche da portare nel 2021 per sfruttare al meglio la tecnologia in azienda.

1. Efficientamento produttivo: dematerializzazione, digitalizzazione e riorganizzazione dei processi

Dematerializzare i documenti cartacei contenuti negli archivi aziendali, riorganizzare i processi, i ruoli, i luoghi di lavoro e progettare una digitalizzazione presenta notevoli vantaggi: efficientamento dei processi produttivi e risparmio di tempo e risorse, maggior sostenibilità in termini di costi e, da non dimenticare, ambiente.

Quello della digitalizzazione dell’azienda è un percorso che alcuni stavano percorrendo già da diverso tempo e che altri sono stati costretti ad iniziare all’improvviso per consentire ai propri collaboratori di continuare a lavorare nel pieno dell’emergenza sanitaria.

Nella speranza che la pandemia termini il prima possibile, è opportuno cogliere le opportunità che derivano dalla cosiddetta “nuova normalità” e trarne benefici per l’economia dell’impresa e per il benessere dei lavoratori.

2. Saper usare le nuove tecnologie in azienda: sicurezza informatica, privacy, social media policy

L’uso delle nuove tecnologie nei processi aziendali costituisce una grande risorsa in termini di tempo, costi, benessere, ma è fondamentale avere ben chiari anche i rischi che ne possono derivare.

Un’adeguata formazione in materia di privacy e cybersecurity permette non solo di garantire la sicurezza dei dati personali – e dunque la compliance alla normativa privacy/GDPR – ma anche la protezione delle informazioni aziendali, delle attività interne, dei contratti e, non ultima, la business continuity.

Si tratta di una necessità di ogni azienda che è anche più stringente in caso di smart working o, più propriamente, lavoro da remoto.

Parallelamente, si sta sempre più sviluppando l’idea che l’azienda stia sui social non solo attraverso se stessa, ma anche e soprattutto attraverso i propri dipendenti e collaboratori, divenuti ormai veri e propri brand ambassador. Per questo motivo è importante condividere una social media policy aziendale e linee guida, formando le proprie risorse al corretto uso dei social network per ottenere il massimo da questa grande opportunità, scongiurando il rischio crisi mediatica e danni reputazionali.

3. Corretta gestione del rapporto di lavoro: impianti, videosorveglianza e controllo a distanza del lavoratore

L’implementazione di strumenti per garantire la sicurezza del lavoro e del patrimonio aziendale, che spesso costituisce parte importante delle nuove tecnologie in azienda, non deve mai ledere i diritti fondamentali e la dignità dei lavoratori. Si pensi ovviamente ad un impianto di videosorveglianza, ma anche al controllo a distanza del lavoratore in smart working attraverso l’uso di particolari sistemi informatici.

È essenziale che la realizzazione di tali impianti rispetti i contenuti e le procedure stabilite dalla normativa privacy e dallo Statuto dei Lavoratori, quanto a finalità, informazione, rispetto dei diritti e corretta gestione del rapporto.

Sfruttare al meglio la tecnologia in azienda

Tra i tanti progetti che si possono ideare, le tre buone pratiche descritte racchiudono grandi opportunità per sfruttare al meglio la tecnologia in azienda e, con gli opportuni adattamenti, possono essere attuate all’interno di ogni struttura, indipendentemente dalla grandezza o dal settore.